7招教你写一封专业的电子邮件

无论上学还是工作，几乎人人都要用电子邮件。但你知道怎么发邮件才专业吗？最近，公众号“小纽美国法律咨询”有篇文章，提供了一份写邮件的终极指南，我们一起听一听，怎么才能让你的邮件变得更专业。

第一点，别人会不会点开你的邮件，全靠标题。所以你起标题的时候一定要一针见血。总的来说，就是长短要适中，别太啰嗦，也别太简单。而且，除非邮件真的很重要，否则你不要在标题里用“紧急、重要”这样的字眼。标题里也不要加链接和感叹号，这会让人觉得你的邮件是垃圾邮件。

第二点，写正文的时候，可以参考一个标准，就是“一件事，五句话”。你在一封邮件里，尽量只说一件事，这件事用最多五句话说明白。你为什么要写这封邮件，在前两句就要说出来。因为如果说的事情太多，别人就不容易抓住重点，太啰嗦，别人也会没耐心读下去，所以五句话是最合适的长度。

第三点，像说话一样写邮件。也就是说，你平常怎么说话，邮件就怎么写，不要去想着遣词造句。如果你是写英文邮件，一定不要用长句子和生僻词。

第四点，邮件只需要发给需要看的人。所以，如果不需要所有人看的时候，你就不要用“回复全部”，否则别人的垃圾邮件又增加了。还有一个要慎用的是“密送”。密送的作用是不希望收件人彼此知道谁收到了这封邮件，除非有特殊原因，一般情况还是推荐用抄送，在公司可以保持对话公开透明。那什么情况需要用密送呢？首先，保护邮件隐私的时候，密送不显示收件人的邮箱地址，可以避免被人知道。比如，你要给一群人发送一个活动信息，就可以密送所有人，这样就能避免未经他人允许暴露了别人的邮件地址。其次是出于礼貌，比如，你老板用电子邮件把你介绍给其他人，你回复的时候，密送老板比较合适，这样你老板既能看到你的回复，同时也不用再收到你和另一个人来来回回的邮件了。再比如，老板让你做个文案，你写好了，发给负责的同事，这时候你就可以密送给老板。这样不但可以告诉老板，我的事情做完了，而且也给同事减小了压力，他就不用考虑回复的时候抄送老板、给老板回复的问题。

第五点，聪明使用链接URL。很多网页链接都很长，如果原封不动复制粘贴到你的邮件正文，那页面就会显得非常不整洁，也会影响阅读的流畅性。更好的做法是去简化链接的网站，把你的链接变短一些。

第六点，小心邮件隐私。邮件的安全性没那么高，比如，希拉里当国务卿的时候，就曾经陷入“邮件门”。当时希拉里没用政府的官方电子邮件，而是用个人邮箱办公，反了政府官员之间的通信要作为档案保留的联邦规定。本以为个人邮件能有更多隐私，最后还是把5万多页的邮件上交给美国国务院了。所以，在邮件里说别人坏话、散布谣言的事情咱就别干了，因为你的邮件分分钟都可能被别人获取。邮箱没那么安全，隐私性也没那么高。

第七点，发之前确认一下收件人，别发错了。有时候我们手一抖，可能会把两个很像的邮箱弄混，然后邮件就发错了。所以在发之前，你可以确认一下有没有发错。还有一种情况，你收到了别人发错的邮件，如果这时候对方在等着回复，你可以回复说，“我知道你跟忙，但我觉得这封邮件你可能不是想发给我的。”这样能让你显得更有礼貌。

以上七点，就是写邮件要注意的事情，希望你下次写邮件的时候能用得上。

本文源自：公众号“小纽美国法律咨询”（10个高逼格邮件经验 价值$10万 今天免费）音频稿：亚平宁讲述：杰克糖